TEKNIK MEMIMPIN RAPAT

Oleh: Antonius Dopi Liwu

Rapat adalah suatu tindakan manusia secara bersama-sama dalam menyelesaikan suatu masalah bersama untuk mencapai kesepahaman pemikiran dan memutuskan pengambilan langkah-langkah tertentu dalam rangka suatu kerja sama yang tetap. Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat adalah media pengmabilan keputusan.

Karena rapat melibatkan banyak orang, maka dibutuhkan mekanisme-mekanisme atau aturan dasar sehingga tidak menimbulkan kericuhan dalam pelaksanaannya. Adapun orang yang telibat dalam rapat adalah:

·       Pemimpin sidang, bertugas untuk memimpin jalannya rapat dari awal sampai akhir untuk mencapai suatu keputusan yang baik dan demokratis;

·       Sekretaris sidang, bertugas untuk membacakan agenda dan hasil rapat

·       Peserta sidang, bertugas untuk memberikan saran/ usul, pertanyaan untuk terciptanya rapat yang dialogis sehingga menghasilkan rapat yang baik dan demokratis.

B.    Beberapa Aturan Dasar

1.     aturan umum:

·       hanya satu soal yang dapat diusulkan dan dibicarakan dalam satu babak/ agenda rapat

·       setiap usul harus dibicarakan dengan bebas dan dengan pertukaran gagasan secara berarti;

·       yang diusahakan adalah mencapai kebulatan pendapat terbanyak (mayoritas) peserta;

·       setiap peserta mempunyai hak dan tanggungjawab yang sama;

·       tujuan rapat adalah kebaikkan kelompok (organisasi);

·       para peserta harus menghadapkan pembicaraannya kepada pemimpin rapat dan bukan kepada anggota lain secara langsung.

2.     ketukan palu

·       ketukan satu kali, untuk mensahkan keputusan rapat dan membuka/ menutup sebuah agenda;

·       ketukan dua kali, untuk skorsing atau pending;

·       ketuakan tiga kali, membuka dan menutup rapat serta mensahkan konsideran.

3.     interupsi

Interupsi adalah menyela pembicaraan seseorang baik pimpinan sidang maupun peserta sidang yang lain. Jenis interupsi dibedakan berdasarkan maksud orang melakukan interupsi, yaitu:

·       Informasi (point of information), yaitu interupsi untuk memberikan informasi berkaitan dengan jalannya rapat, atau informasi yang benar berkaitan dengan apa yang sedang dibicarakan;

·       Penegasan (point of order), interupsi untuk menegaskan pendapat/ pikiran yang sudah ada sebelumnya berkaitan dengan permasalahan yang sedang dibahas.

·       Klarifikasi (point of clarification), interupsi untuk menjernihkan suatu persoalan yang sedang dibahas.

·       Pembelaan diri (point of personil priveledge/ P3), interupsi untuk pembelaan diri atau pengembalian harga diri.

Satu catatan berkaitan dengan interupsi adalah, bahwa interupsi di atas interupsi tidak diperbolehkan.

4.     intervensi, adalah pemotongan pembicaraan peserta sidang oleh Pimpinan sidang karena pembicaraannya telah menyimpang dari arah pembahasan sehingga perjalanan forum menjadi tidak sebagaimana mestinya, atau adanya monopoli pembicaraan oleh seseorang dengan maksud pembicaraan yang tidak mengenai sasaran.

5.     amandemen, adalah pembahasan kembali suatu permasalahan yang telah diputusakan dalam rapat. Seseorang pederta rapat yang merasa tidak puas dengan keputusan yang telah diambil dapat mengajukan permohonan amandemen beserta argumen yang melatarinya kepada forum melalui pimpinan sidang. Pimpinan sidang kemudian menanyakan kesepakatan peserta sidang. Jika forum menyepakati amandemen diterima, maka persoalan yang telah diputuskan dibuka untuk dibahas kembali, tetapi apabila forum menolak amandemen yang ditawarkan, berarti kerutusan yang telah diambil tidak boleh diganggu gugat lagi oleh peserta sidang.

C.    Penutup

Rapat bisa terjadi apabila ada masalah atau persoalan yang harus diselesaikan bersama-sama untuk mendapatkan suatu keputusan atau solusi untuk menyelesaikan suatu masalah. Untuk semua pihak yang hadir dalam rapat ikut serta menyumbangkan gagasan, ikut berpikir dan bersama-sama mencari jalan keluar.

Jalannya suatu rapat tidak terlepas dari peran aktif peserta dan pemimpin rapat yang akan memimpin jalannya rapat dari awal sampai akhir rapat tersebut. Tugas dari seorang pemimpin rapat adalah untuk memperlancar lalu lintas komunikasi dalam rapat, sebagai penengah pertengkaran, pencari jalan keluar bila macet, sebagai pemberi semangat dan sebagai penyimpul pada akhir rapat dan lain-lain.

Banyak hal yang menghambat ketidaklancaran proses pengambilan keputusan dalam suatu rapat antara lain disebabkan oleh:

     Tidak seriusnya peserta rapat dlam proses pengambilan keputusan;

     Pemimpin rapat tidak mempunyai keterampilan untuk mengajak peserta terlibat secara aktif;

     Pemimpin rapat tidak menguasai mekanisme rapat.

Dari ketiga faktor penghambat tersebut masih terdapat banyak lagi faktor-faktor penghambat lainnya yang dapat kita temukan pada suatu rapat. Tetapi perlu diingat dan tidak boleh terjadi yaitu rapat yang sifatnya monolog (sepihak), supaya kesannya peserta rapat itu didikte tidak terjadi. Sebaliknya jadikan rapat itu dialog yang akan merangsang para peserta untuk ikut berpikir dengan penuh inisiatif, kreatif dan pandai mencari gagasan yang cemerlang dan kontribusi pemikiran yang berarti guna mencari solusi bagi tercapainya tujuan rapat seperti direncanakan. (che)